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Wie führe ich ein Fahrtenbuch?

Das Thema „Private-Pkw-Nutzung“ ist bei den meisten Betriebsprüfungen ein Dauerthema. Es ist für das Finanzamt immer ein lukratives Geschäft, ein Fahrtenbuch zu verwerfen. Die angebliche oder tatsächliche Privatnutzung wird dann nach der äußerst ungünstigen und in den meisten Fällen auch völlig unrealistischen 1%-Methode ermittelt.

Kein Wunder also, dass übereifrige Betriebsprüfer alle Mittel und Wege ausnutzen, um ein geführtes Fahrtenbuch nicht anzuerkennen.

Kontrolle des Fahrtenbuches

Beim Fahrtenbuch muss es sich zunächst einmal um ein fest gebundenes oder geheftetes Fahrtenbuch handeln. Eine „Loseblattsammlung“ wird nicht anerkannt. Des Weiteren muss ein Fahrtenbuch zeitnah, also täglich geführt werden.

Jede einzelne Fahrt muss mit genauer Angabe des Reisezieles und des Kilometerstandes zu Beginn bzw. Ende eingetragen sein. Allgemeine Angaben wie „Stadtfahrt“ oder „Behördengänge“ reichen dem Finanzamt nicht aus. Auf der sicheren Seite ist nur derjenige, der das Reiseziel genau mit Name des Kunden bzw. der besuchten Einrichtung oder Firma sowie Ort und Straße angibt. Leider kann auch nicht auf andere Dokumente, wie etwa den Terminkalender oder die Kunden-/Patientenkartei verwiesen werden. Es wird dann kontrolliert, ob die Eintragungen mit anderen Unterlagen (Reparaturrechnungen, TÜV-Bescheinigungen) übereinstimmen. Tankquittungen, Reisekostenbelege, Bewirtungsrechnungen usw. werden ebenfalls zur Querprüfung herangezogen.

Schlüssigkeitsprüfungen und Ermittlungen bei Dritten

Ist der Prüfer bis dahin nicht fündig geworden, so werden Schlüssigkeitsprüfungen vorgenommen. Hierbei wird z.B. kontrolliert, ob der Kraftstoffverbrauch eines bestimmten Zeitraums zu den gefahrenen Kilometer laut Fahrtenbuch passt.

Betriebsprüfer können sich auch bei der örtlichen Verkehrsbehörde nach Verkehrsordnungswidrigkeiten erkundigen.

Checkliste Führung eines Fahrtenbuches

  1. Führung eines fest gebundenen Fahrtenbuches (kein Ringbuch oder Loseblattsammlung)
  2. Zeitnahe (in der Regel tägliche) Führung des Fahrtenbuches
  3. Eintragung einer jeden Fahrt
  4. Genaue Bezeichnung des Fahrzieles (Anschrift, besuchter Kunde bzw. besuchte Einrichtung bzw. Zweck der Fahrt)
  5. Aufzeichnung des Kilometerstandes zu Beginn bzw. Ende jeder Fahrt
  6. Angabe der Kilometer jeder einzelnen Fahrt
  7. Keine Angabe des Fahrtzieles bei Privatfahrten
  8. Übereinstimmung zwischen Tankbelegen und Fahrtenbuch
  9. Übereinstimmung von Kilometerständen gemäß Fahrtenbuch und Werkstattrechnungen/TÜV-Bescheinigungen
  10. Übereinstimmung zwischen Fahrtenbuch und Reisekostenbelege
  11. Übereinstimmung zwischen sontigen betrieblichen Belegen (Kreditkartenabrechnungen, Bewirtungsbelegen usw.) und Fahrtenbuch
  12. Archivierung aller Fahrtenbücher als Anlage zum Lohnkonto

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